Office Manager (w/m/x/d) - Front Desk

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MILES ist der größte unabhängige Carsharing-Anbieter in Deutschland. Wir glauben an eine urbane Mobilität, die geteilt, nachhaltig und für jeden zugänglich ist. Unser Headquarter in Berlin-Charlottenburg ist das Herzstück unseres operativen Netzwerks. Um hier jeden Tag einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, suchen wir jemanden, der unser Office Management mit Struktur, Ruhe und hoher Eigenverantwortung leitet.
Du bist das erste Gesicht, das externe Besucher:innen bei uns sehen und du empfängst jede:n mit einem Lächeln. ♥ 

Note: Wir brauchen dich vor Ort, daher ist diese Stelle nicht hybrid verfügbar.

Deine Verantwortung

• Post Management: Aufgrund unseres großen Flottengeschäfts erhalten wir täglich Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete. Du bist die zentrale Schnittstelle, die diesen Fluss strukturiert, sortiert und verlässlich koordiniert.

• Office & Inventory Management: Du verantwortest das gesamte Bestellwesen (Büromaterial, Getränke, Snacks etc.) und behältst den Überblick über die Bestände. Morgens machst du einen Rundgang und sorgst dafür, dass alles optimal zur Verfügung steht.

• Der Blick für das Ganze: Du gehst mit offenen Augen durch das Büro. Wenn etwas repariert werden muss oder optimiert werden kann, nimmst du die Fäden proaktiv in die Hand und koordinierst externe Dienstleister oder Handwerker.

• Optimierung: Du siehst Baustellen, bevor sie entstehen. Du bringst eigene Ideen zur Gestaltung und Organisation des Office-Alltags ein und setzt diese eigenständig um.

• Tools & Tricks: Du nutzt unsere internen Tools und Systeme (wie Slack, Notion und administrative Software) clever und affin, um deine Workflows optimal zu strukturieren und dich nahtlos im Unternehmen zu vernetzen.

• Support Team HR: In enger Zusammenarbeit unterstützt du bei Events, Projekten und Initiativen, um unseren Office Alltag noch schöner und lebendiger zu gestalten.

Dein Profil

• Souveräne Eigenständigkeit: Du liebst es, dein eigenes Reich zu managen. Du ziehst Energie daraus, selbstständig zu arbeiten und kannst die Zeit am Front Desk produktiv nutzen.

• Organisationstalent & Detailfokus: Du arbeitest extrem strukturiert, verlierst auch bei mehreren Aufgaben niemals den Überblick und hast ein Auge für die kleinen, wichtigen Details.

• Proaktivität & "Open-Eyes"-Mentalität: Du wartest nicht auf Arbeitsanweisungen. Du erkennst Potenziale im Office-Alltag, denkst strategisch mit und packst Dinge direkt hands-on an.

• Workspace Atmosphäre: Trotz deiner eigenständigen Arbeitsweise besitzt du eine ausgeprägte Intuition für das Wohlbefinden anderer. Du weißt genau, was ein modernes Office braucht, damit sich Mitarbeitende und Gäste beim Betreten sofort wohlfühlen.

• Digitale Affinität: Du nutzt digitale Lösungen ganz natürlich, um dich selbst und deine Aufgaben bestmöglich zu organisieren.

• Sprachkenntnisse: Du kommunizierst fließend auf Deutsch (C1) und sicher auf Englisch, da unser Headquarter international aufgestellt ist.

Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge: Sichere deine finanzielle Zukunft mit unserem attraktiven Vorsorgeplan
• Mobilität: Wähle zwischen monatlichen MILES Credits oder dem Deutschlandticket
• Fitness: Profitiere von einer bezuschussten Urban Sports Club-Mitgliedschaft für deine körperliche und geistige Gesundheit
• Corporate Benefits: Zugang zu mehr als 1.500 Anbietern für Rabatte auf Sneaker, Theaterbesuche und mehr
• Social Impact: Bei MILES wird ein Teil des Umsatzes in regionale und soziale Projekte investiert, da wir uns für das Wohlergehen unserer Gesellschaft und Umwelt aktiv einsetzen #milescharity